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Coche verte

Protocole pour l'accueil du public (Covid 19)

 

Suite aux décisions du Comité de Concertation, le présent protocole est en cours d'adaptation.

 

(En vigueur à partir du 1/09/2020)

1. Introduction

Ce protocole de déconfinement a pour but de lister l’ensemble des mesures mises en place dans les différents espaces du Centre culturel tant lors d’événements organisés par le Centre culturel que lors de mises à disposition de salles.
Ce protocole spécifique respecte le protocole de base de déconfinement pour les secteurs culturels de la Fédération Wallonie Bruxelles, mis à jour à la date du 1 septembre 2020, ainsi que la checklist permettant de préparer un protocole interne de déconfinement.
Le conseil national de sécurité du 20 août 2020 a décidé de prévoir une possibilité de dérogation concernant la capacité d’accueil des lieux culturels permanents (pour plus de 200 personnes assises en intérieur et plus de 400 personnes assises en extérieur). Dans ce cadre, une demande de dérogation est adressée à la Bourgmestre de la Ville d’Ottignies-Louvain-la-Neuve pour la grande salle et le hall du Centre culturel.
Le présent protocole sera adapté en fonction de l’évolution de la pandémie.

2. Principes généraux

Ces principes généraux sont d’application dans les différents bâtiments et espaces du Centre Culturel
Les 6 règles d’or à appliquer sont :

  • Respecter les règles d’hygiène ;
  • Privilégier les activités en extérieur ;
  • Port du masque ;
  • Prendre des précautions supplémentaires pour les personnes à risque ;
  • Respecter les distances de sécurité ;
  • Respecter le principe de bulle restreinte (5 personnes en plus des personnes d’un même foyer).

3. Distanciation physique et port du masque

Une distance de 1,5 m entre chaque individu est à respecter.
Toute personne à partir de l'âge de 12 ans est obligée de se couvrir la bouche et le nez avec un masque ou toute autre alternative en tissu dans les espaces intérieurs des bâtiments du Centre culturel.
Des masques seront vendus au prix coûtant aux personnes qui n’en disposent pas.
Pour les enfants de moins de 12 ans, aucune distanciation n'est requise.
Les surveillants (adultes) des enfants essaient de respecter autant que possible la distance avec les enfants et les autres surveillants.

Une signalétique adéquate a été affichée dans les principaux lieux de passage du Centre culturel, rappelant les principes de prévention à adopter.

Lors d’événements assis, la distance d’1,5m peut être réduite à un 1 m entre chaque siège (en l’absence de siège fixe) ou à un siège entre chaque personne ou bulle.
Cette réduction concerne tant les événements intérieurs qu’extérieurs.

Les activités collectives encadrées sont autorisées par groupes de 50 personnes dans un espace clos ou ouvert.

Lors d’une représentation, la scène est considérée comme un espace de travail. La scène doit rester inaccessible au public. Le principe de la bulle peut s’y appliquer selon les cas

4. Ventilation et hygiène

Pour les activités qui se déroulent à l'intérieur, le système de ventilation d’air pulsé renouvelable avec prise d’air extérieur sera renforcé avant et après chaque activité. Cette ventilation fait l’objet d’un contrat de maintenance régulier avec la société Engie-Cofely.

Le Centre culturel met à disposition le matériel nécessaire pour assurer une bonne hygiène dans les différents points stratégiques des bâtiments, dans la mesure de ses besoins et de ceux de ses artistes et spectateurs (stations mobiles et murales de gels hydroalcooliques, spray et flacon désinfectants, savon dans tous les sanitaires).

Des panneaux invitent à se laver régulièrement les mains avec du savon et de l'eau, ou de les désinfecter avec un gel hydroalcoolique avant, pendant et après l'activité.

Tous les sanitaires sont équipés de distributeurs de papier afin d’éviter l’emploi des sèches mains.

L'infrastructure est nettoyée et désinfectée régulièrement et fait l’objet d’un nettoyage et d’une désinfection avec des produits spécifiques de la société BOMA avant et après chaque activité. Une attention particulière est portée aux surfaces de contact fréquemment utilisées telles que les poignées de portes, les robinets, etc.

Le matériel utilisé lors des activités est également nettoyé et désinfecté au moins quotidiennement.

Afin d’éviter des concentrations de personnes, le vestiaire est supprimé.

5. Communication

Lors d’événements dans nos espaces, toutes les parties concernées (participants, accompagnants, personnel d’encadrement, ...) sont clairement informées des mesures mises en place concernant : - les conditions de participation (inscription, organisation des groupes, ...) ; - les mesures de sécurité générales et spécifiques, tant avant que pendant les activités ; - les engagements concrets sur ce qui se passe lorsqu’une personne tombe malade après une participation à une activité.
Les évènements du Centre culturel sont toujours accompagnés par au minimum, un animateur et un technicien en charge de l’activité. Une information précise des règles sera envoyée à chaque participant avant l’activité.
Il sera demandé aux personnes qui présentent des symptômes (fièvre, toux), qui ont été testées positives il y a moins de 15 jours ou qui ont été en contact durant les 15 derniers jours avec un cas positif de ne pas participer à des événements publics.
La personne qui prend en charge la location d’un espace du Centre culturel est mise au courant, avant chaque début d’activité, de notre protocole à respecter. Ce locataire sera garant, de faire respecter les mesures de prévention et veiller à la fluidité du public.

6. Point contact Corona

Le Centre a désigné deux personnes comme point de contact Coronavirus.
1° Le coordinateur technique, Marc Lhommel (bWFyYy5saG9tbWVsQHBvbGVjdWx0dXJlbC5iZQ== / 010 43 57 06) Pour le suivi des mesures de sécurité, hygiène, avant et après toutes les activités
2° La responsable billetterie du Centre culturel d’Ottignies, Nathalie Dewymmer (YmlsbGV0dGVyaWVAcG9sZWN1bHR1cmVsLmJl / 010 43 57 10) Pour le suivi de l’accueil des spectateurs, billetterie et suivi du tracing.

7. Inscription

Afin de garantir le respect de la distanciation physique entre chaque bulle et afin de permettre le tracing en cas de contamination, tout événement se déroulant dans n’importe quel espace du Centre doit faire l’objet de réservation ou inscription préalable et nominative des publics aux activités. La réglementation liée au RGPD sera appliquée. Concernant les événements organisés directement ou en partie par le Centre, la réservation se fait prioritairement via le logiciel de billetterie Utick.

8. Bar et restauration

Lors d’une activité, lorsque l’organisateur offre un service bar et/ou restauration, celui-ci est tenu de se conformer aux règles en vigueur dans le secteur de l’Horeca. Les limitations sont les suivants : - Informations personnelles : les coordonnées, qui peuvent se limiter à un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, d'un client par table doivent être enregistrées à l'arrivée et conservées pendant 14 jours calendrier afin de faciliter toute recherche de contact ultérieure. Ces coordonnées ne peuvent être utilisées à d'autres fins que la lutte contre la COVID-19, elles doivent être détruites après 14 jours calendrier et les clients doivent expressément donner leur accord. Les clients qui refusent se voient interdits d'accès à l'établissement à l'arrivée.

Limitation à 10 personnes/tables assises, pas de service au bar, 1,5 m entre les tables.

9. Mesures spécifiques mises en place pour les différents espaces du Centre culturel et faisant l’objet d’une dérogation

Lieu concerné : Centre culturel d’Ottignies Louvain-la-Neuve, avenue des Combattants, 41 1340 Ottignies

Le Centre culturel compte différents espaces permettant d’accueillir du public. Ces espaces ont tous fait l’objet d’aménagements spécifiques afin de respecter les règles sanitaires en vigueur. La grande salle et le hall font l’objet de cette dérogation permettant l'accueil de plus de 200 personnes en respectant les règles du protocole de base de déconfinement pour les secteurs culturels de la Fédération Wallonie Bruxelles, mise à jour à la date du 1 septembre 2020, ainsi que sur la checklist permettant de préparer un protocole interne de déconfinement.

Type d’activités : Activités culturelles pluridisciplinaires

A. Capacité de la Grande salle : La jauge maximale est de 605 places. La jauge réelle de la salle lors d’une activité sera strictement limitée au respect de la règle d’un siège entre chaque bulle dès lors que les sièges sont fixes.
Volume de la salle : Salle de 7625 m3.
Circulation d’air : Système de pulsion/ Extraction avec prise d’air extérieur. 4 groupes de pulsion et d’extraction pour la grande salle et la scène.

B. Capacité du Hall : Le hall est un espace polyvalent de 530 m2. La jauge réelle de la salle lors d’une activité sera strictement limitée au respect de la règle d’un mètre entre chaque bulle dès lors que la salle est dépourvue de sièges fixes lors d’activités “assis”. En configuration Horeca, la limitation à 10 personnes/tables assises avec interdiction de service au bar et respect de la distance de 1,5 m entre les tables sera d’application. En cas d’activité mixte, en dehors des espaces assis délimités, la distance de 1,5m et port du masque seront obligatoires. Une exception sera prévue pour les activités collectives encadrées de moins de 50 personnes comme l’indique la circulaire de déconfinement.
Volume de la salle : le hall a une capacité de 2346m3
Circulation d’air : 2 groupes de pulsion et d’extraction pour le Hall

Règles générales pour les spectateurs

  • Port du masque obligatoire à l’entrée du Centre culturel et jusqu’à la sortie de celui-ci. Une signalétique a été apposée sur les 2 premières portes d’entrée principale et sera rappelée sur les portes intérieures de la grande salle.
  • Une première zone de désinfection des mains à l’entrée du Centre culturel via 2 colonnes mobiles de gels, disposées de chaque côté, dans le sas d’entrée du bâtiment est installée (désinfection obligatoire).
  • Une deuxième zone de désinfection des mains sera disposée à l’entrée de la grande salle. Les hôtesses ou stewards veilleront à rappeler cette obligation.
  • Respect des distanciations sociales à l’aide de balisages anti-panic et marquage au sol.
  • Ouverture de la salle 30 minutes avant le spectacle afin de permettre une rentrée rapide du public et une limitation du temps en salle.
  • Les entractes sont supprimés.

Billetterie

  • Les achats en ligne et les paiements par carte sont la règle.
  • Entrée sur réservation et billets prépayés. Les coordonnées des participants sont encodées dans le programme de billetterie et sont disponibles pour un éventuel tracing.
  • La salle sera numérotée dans la majeur partie des cas. Le système de réservation organise le placement des bulles en veillant à garder un siège vide dans la rangée entre chaque bulle.

Organisation de l'accueil du public

  • Rappel des règles en vigueur de prévention affichées à l’entrée du bâtiment.
  • Les spectateurs sont dirigés dès l’entrée dans le bâtiment, via les hôtesses ou stewards et une signalétique de guidage vers 4 couloirs délimitant les 4 zones principales des sièges numérotés dans la salle (voir plans en annexes). Le système de couloirs permet d’éviter un regroupement des spectateurs dans le hall et de respecter un sens unique de circulation.
  • Le public est séparé dans un premier temps, dès l’entrée dans le hall d’accueil, en 2 groupes de spectateurs selon qu’ils sont placés dans les rangées de sièges PAIRS ou dans les rangées de sièges IMPAIRS. Pairs : entrée par les 2 travées des escaliers situées à droite du hall Impairs : entrée par les 2 travées des escaliers situées à gauche du hall
  • Le public est séparé dans un deuxième temps, en 4 groupes en bas des 4 travées d’escaliers/ 4 zones/ 4 couloirs, jusque dans leurs zones en salle.

Impairs :
Zone 1/ Couloir 1 : Rangée de sièges de A à L
Zone 3/ Couloir 2 : Rangée de sièges de M à W 
Pairs :
Zone 2/ Couloir 4 : Rangée de sièges de A à L
Zone 4/ Couloir 3 : Rangée de sièges de M à W

  • La sortie des spectateurs se fait dans la même logique que l’entrée par les mêmes couloirs et par zones, sans croisement possible de la foule et avec l’encadrement des hôtesses ou stewards.
  • Des masques de protection sont obligatoires pour le personnel d’accueil et seront fournis, par l’employeur.
  • A l’aide de scans portatifs en lien avec le programme de billetterie, les hôtesses ou stewards d’accueil, valident rapidement et sans contacts de main en main les billets.
  • Les programmes sont à la disposition du public dans un présentoir après le contrôle des tickets.
  • Afin d’éviter toute congestion dans le hall d’accueil, le vestiaire est supprimé.

Placement en salle

  • L’accès à la salle sera possible 30 minutes avant la représentation.
  • Les hôtesses ou stewards veilleront à éviter la sortie des spectateurs avant la fin du placement complet des spectateurs à leurs places désignées.
  • Le placement par bulle aura été organisé par la numérotation des places. En cas d’activité avec places non numérotées, le placement sera contrôlé par les hôtesses ou stewards, eux-mêmes aidés par un système de Walkie/Talkie en lien direct avec le responsable de la billetterie et les techniciens présents pendant toute l’exploitation du spectacle.

Hôtesses et personnels du bar

  • Une formation adéquate des services d’accueil et de billetterie aux mesures de sécurité en vigueur est mise en place.
  • Les distances de sécurité devront être adoptées vis à vis du public mais aussi de ses collègues.
  • Le Centre culturel fournira en quantité suffisante le matériel de sécurité (masques et gel hydro alcoolique) pour l’ensemble du personnel.
  • La propreté et une bonne hygiène est de rigueur.
  • Le personnel d’accueil et de la billetterie fait partie de la chaîne de sécurité du Centre culturel. En cas de symptômes, type quinte de toux ou trouble respiratoire, les personnes compétentes seront le plus rapidement averties. L’animateur responsable et l’équipe technique ont reçu une formation de secourisme. Ils seront capables de venir en aide aux spectateurs en cas d’urgence.

Nettoyage des salles et des sanitaires

  • La salle, tout comme les sanitaires seront nettoyés avant et après chaque activité. En cas de multiples représentations dans la même journée, l’entièreté des sièges tout comme les sanitaires seront désinfectés entre les représentations.
  • Un marquage au sol est posé pour indiquer le sens de circulation vers les sanitaires depuis les escaliers du hall qui mènent à ceux-ci.
  • Un maximum de 4 personnes à la fois sont autorisées dans l’espace de 40m2 des sanitaires hommes et femmes. Chaque personne dispose d’un lavabo et des serviettes jetables. Un spray désinfectant sera disponible à l’entrée des toilettes.
  • Durant la représentation, du personnel d’accueil veillera à la propreté générale du lieu

10. Annexes

 

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